Bericht-Serie: Ein Intranet mit WordPress aufbauen – von Null auf

Veröffentlicht am 03.12.2019

In den vergangenen Wochen und Monaten habe ich für einen Kunden ein Intranet auf Basis von WordPress aufgebaut. Das gewünschte Intranet hatte einen speziellen Umfang, weshalb wir von Beginn an auf Fertig-Module oder Intranet-Vorlagen verzichtet haben. Vielmehr haben wir es genau auf die Kundenwünsche zugeschnitten und entsprechend händisch aufgebaut. Dieses Vorgehen hat uns Freiheiten in sowohl Gestaltung als auch Funktionen gegeben, die mit einer Vorlage oder Intranet-Plugins nicht möglich gewesen wären.

Da das Thema „Intranet mit WordPress“ nicht ganz unbeackert ist (eine kurze Google Suche liefert ja schon einiges an Ansätzen), aber meines Erachtens meist entweder ein Fertig-Plugin oder ein ganz simples System umgesetzt wird, möchte ich hier meine Erfahrungen in diesem Projekt teilen. Denn im Endeffekt ist eine große Custom-Umsetzung entstanden, wie sie eher selten besprochen wird.

Die Eckdaten des Projekts

• Die Projektlaufzeit von Konzeption bis Fertigstellung betrug ca. 4 Monate. Im Juli wurden die ersten Layouts erstellt, Ende November wurde die vereinbarte Version 1.0 fertiggestellt. In Summe sind ca. 150 Arbeitsstunden in das Projekt geflossen.
• Branche: Finanzen. Für die entwickelten Funktionen ist dies allerdings nicht relevant, sprich, es wurden keine speziellen Integrationen entwickelt. Das System könnte so auch für alle anderen Branchen zum Einsatz kommen.
• Nutzungsumfang: ca. 75 Mitarbeiter. Tägliche Posts, dauerhaftes Bereitstellen von ca. 100 Downloads/Dateien/Vorlagen, Kalender-Management mit ca. 200 Terminen jährlich.
• Schwierigkeitsgrad: Mittel. Das Theme und ergänzende Plugins wurden komplett selbst entwickelt, das heißt ohne gute Kenntnisse in PHP, HTML, CSS, htaccess und WordPress-Techniken wie Hooks, Filter, Custom Post Types, Cron events und Erweiterungen wie Advanced Custom Fields lässt sich dieses Projekt nicht nachbauen.

Der Intranet-Anforderungskatalog

Wie wohl in jedem guten Projekt, wartet der Kunde zunächst mit einem Anforderungskatalog auf. Das WordPress-Intranet hatte in diesem Fall folgende Kernanforderungen:

• Umsetzung mit WordPress, weil zuvor schon WordPress genutzt wurde und hier gute Erfahrungen (auch abseits des Intranets) bestanden. Vorgänger des zu entwickelten Intranets war ein interner, recht einfacher WordPress-Blog.
• Komplette Abschottung für nicht angemeldete Benutzer/Gäste. Dies beinhaltet den Zugriff auf Inhalte sowie Anhänge, Dateien und Co.
• Verzicht auf das Backend soweit möglich. Das Schreiben von Beiträgen und Erstellen von Inhalten sollte so gut es geht im Frontend abgebildet werden. Jeder Benutzer hat zwar Zugriff auf das Backend (im Sinne der Transparenz), soll dort aber eigentlich nicht handeln müssen.
• Ablaufende / automatisch archivierende Inhalte: Um nicht nach einiger Zeit mit alten Inhalten geflutet zu sein, sollten Inhalte maximal 2 Jahre alt sein dürfen. Vor Ablauf kann die Gültigkeit verlängert werden. Abgelaufene Inhalte sind nicht über Pagination oder Suche auffindbar.
• Benachrichtigungs-System: Vor Ablauf von Inhalten soll die zuständige Person benachrichtigt werden. Außerdem soll täglich (optional durch Benutzer aktivierbar) ein Newsletter mit neuen Inhalten versandt werden.
• Kleine Gamification durch Aspekte wie Kommentare und Like-System, Mitarbeiterliste, Benutzerprofile mit zusätzlichen Daten und Geburtstagsliste.
• Such-Funktion, die auch die Inhalte von PDF- und Office-Dokumenten indexiert, sowie Filtern von Suchergebnissen nach Kategorie und/oder Jahr.
• Bilder-Galerien, die im Optimalfall nicht händisch erstellt werden müssen, sondern automatisch über Medien-Kategorien generiert werden.
• Kalender-Tool mit Monats- und Listen-Ansicht, Termin-Kategorien und ICS-Download von einem oder mehreren Einträgen.
• Natürlich vollständige responsive Umsetzung, um auch mobil optimal nutzbar zu sein. Dürfte heutzutage selbstverständlich sein.

Dem ein oder anderen wird bereits aus dieser ersten Anforderungsliste einfallen, wie man einzelne Aspekte löst oder was dazu nötig ist. Je tiefer man gräbt, desto komplexer wird die Umsetzung, aber desto klarer wird auch das Gesamtbild, das sich aus den Einzelteilen ergibt.

Alle Beiträge zum Thema Intranet mit WordPress

Das Gesamtergebnis, die Art der Umsetzung sowie die Feinheiten und Kniffe des Systems möchte ich in den nächsten Wochen in einzelnen Beiträgen beleuchten. Alle Beiträge werde ich in der Kategorie Intranet ablegen, wo Interessierte dann alle Einzel-Beiträge finden können. Mancher Beitrag wird vielleicht nur eine einzige Funktion erklären, mancher Beitrag wird vielleicht das Gesamtkonzept aufschlüsseln – schaut am besten einfach über die Liste der Intranet-Beiträge, aus den Titeln sollte sich im Optimalfall bereits ergeben, was genau behandelt wird.

Wenn eine ausführlichere Erläuterung zu einem bestimmten Aspekt gegeben werden soll, schreibt gern einen Kommentar, fragt nach, gebt Hinweise – ich werde so gut es geht darauf antworten und eingehen.